Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest: [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa / imię i nazwisko, adres, NIP, e-mail] („Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@romanka.local, zadzwoń: +48 000 000 000 albo napisz na adres: ul. Świerkowa 1, 34-350 Żabnica.

[DO UZUPEŁNIENIA: czy został wyznaczony inspektor ochrony danych; jeśli nie, wpisać, że Administrator go nie wyznaczył]

Dane rezerwacji

Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, kraj, uwagi wpisane w formularzu, termin pobytu, wybrane pokoje, liczba osób dorosłych i dzieci (same liczby, bez danych dzieci), numer rezerwacji, cena oraz kwoty i status płatności.

Zgody i akceptacje

Data i godzina akceptacji regulaminu wraz z jego wersją oraz — tylko jeśli ją zaznaczysz — zgody marketingowej.

Dane płatności

Płatności online obsługuje Przelewy24. Nie widzimy i nie przechowujemy numeru Twojej karty ani danych logowania do banku. Od operatora dostajemy wyłącznie informację o statusie i kwocie płatności.

Dane z Booking.com i Airbnb

Jeśli rezerwujesz przez te serwisy, dostajemy od nich (przez system synchronizacji rezerwacji) dane potrzebne do przyjęcia Cię w Obiekcie: imię i nazwisko, dane kontaktowe, termin i liczbę gości.

Korespondencja

Treść wiadomości e-mail i dane, które podasz w rozmowie telefonicznej, jeśli się z nami kontaktujesz.

Zabezpieczenia przed nadużyciami

Skrót adresu IP: jednokierunkowy skrót z tajną solą, z którego nie odtwarzamy adresu (samego adresu IP nie zapisujemy w bazie). Służy do ograniczania liczby żądań i liczby jednoczesnych nieopłaconych rezerwacji z jednego adresu.

Logi administracyjne

Panel obsługi zapisuje, kto i kiedy zmienił ustawienia lub rezerwację (adres e-mail osoby z obsługi, rodzaj czynności, identyfikator). Logi nie zawierają danych gości, a dzienniki działania aplikacji nie zawierają danych osobowych.

Logi serwera

[DO UZUPEŁNIENIA PO WYBORZE HOSTINGU: czy dostawca hostingu zapisuje adresy IP w logach serwera i jak długo]

Podanie danych potrzebnych do rezerwacji jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy jej przyjąć. Zgoda marketingowa jest całkowicie dobrowolna i nie wpływa na możliwość rezerwacji. Nie prosimy przez internet o numer dowodu ani innego dokumentu tożsamości.

Zawarcie i wykonanie umowy o usługi noclegowe

Rezerwacja, płatność, potwierdzenie, status rezerwacji i kontakt w sprawie pobytu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

Obowiązki prawne

Prowadzenie ksiąg i rozliczeń podatkowych, w tym rozliczenie opłaty miejscowej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Bezpieczeństwo, nadużycia i roszczenia

Ochrona formularza przed botami i blokowaniem terminów, rejestr zmian w systemie oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Masz prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (zob. Twoje prawa).

Marketing

Informacje handlowe o ofercie pensjonatu wysyłamy wyłącznie za Twoją osobną zgodą. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda jest dobrowolna, domyślnie niezaznaczona i możesz ją wycofać w każdej chwili; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Dane przekazujemy tylko tym podmiotom, które są potrzebne do obsługi rezerwacji. Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają je na podstawie umowy powierzenia.

Hosting i baza danych

[DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy hostingu i bazy danych oraz lokalizacja serwerów]. Przechowuje dane rezerwacji i obsługuje stronę.

Wysyłka e-mail

[DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy usługi wysyłki e-mail]. Wysyła potwierdzenia i wiadomości o statusie rezerwacji.

Przelewy24 (PayPro S.A.)

Operator płatności online. Przekazujemy mu adres e-mail, kwotę i tytuł płatności (numer rezerwacji) oraz adres powrotny strony statusu rezerwacji, na którą wracasz po zapłacie; ten adres zawiera klucz dostępu do Twojej rezerwacji. Dane karty lub banku podajesz wyłącznie u niego. Dane płatności przetwarza na własnych zasadach, zgodnie ze swoją polityką prywatności.

Beds24 (system synchronizacji rezerwacji)

System do zarządzania kanałami sprzedaży (channel manager). Synchronizuje dostępność pokoi z Booking.com i Airbnb oraz przekazuje nam rezerwacje dokonane w tych serwisach. My wysyłamy do niego wyłącznie dostępność, ceny i minimalną liczbę nocy, bez danych gości z naszego formularza.

Booking.com i Airbnb

Jeśli rezerwujesz przez te serwisy, są one odrębnymi administratorami Twoich danych w zakresie swojej działalności; ich zasady znajdziesz w ich politykach prywatności.

Cloudflare Turnstile

Narzędzie, które chroni formularz rezerwacji przed botami (dostawca: Cloudflare, Inc.). Podczas wypełniania formularza może przetwarzać dane techniczne przeglądarki, a nasz serwer przekazuje do Cloudflare token weryfikacji i adres IP, aby sprawdzić wynik. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

OpenTopoMap i Waymarked Trails (mapy)

Mapa okolicy wczytuje się, gdy przewijając stronę zbliżysz się do sekcji „Kontakt”, a mapa trasy dopiero po kliknięciu nazwy szlaku. Wtedy Twoja przeglądarka pobiera fragmenty mapy z serwerów OpenTopoMap i Waymarked Trails, które mogą przetwarzać adres IP i dane techniczne zgodnie z własnymi zasadami.

Księgowość

[DO UZUPEŁNIENIA: biuro rachunkowe lub doradca podatkowy, jeśli z nich korzystamy].

Organy publiczne

Dane udostępniamy organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

[DO UZUPEŁNIENIA: informacja o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA: Cloudflare, Inc.) i zastosowanych zabezpieczeniach, np. decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzulach umownych]

Dane rezerwacji

Przez 36 miesięcy od dnia wyjazdu, aby móc wykazać wykonanie umowy i bronić się przed roszczeniami. Potem anonimizujemy je automatycznie: imię, nazwisko, e-mail, telefon i uwagi są zastępowane oznaczeniem anonimowym. Zostają kwoty i daty pobytu, już bez danych osobowych.

Rezerwacje nieopłacone i wygasłe

Rezerwacje, które nie doszły do skutku (wygasły albo zostały anulowane bez wpłaty), anonimizujemy po upływie 30 dni od złożenia rezerwacji.

Dokumenty księgowe i podatkowe

Przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.

Zgoda marketingowa

Do jej wycofania, nie dłużej niż do anonimizacji rezerwacji, z której pochodzi.

Skróty adresów IP

W rejestrze limitów żądań: najwyżej dobę. Przy rezerwacji: do końca blokady pokoi, najpóźniej 48 godzin.

Korespondencja

Przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Logi administracyjne

[DO UZUPEŁNIENIA PRZEZ WŁAŚCICIELA: okres przechowywania logów panelu, np. 5 lat]

Przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16);
• prawo do usunięcia danych (art. 17), o ile żaden przepis nie nakazuje nam ich zachować, jak w przypadku dokumentów księgowych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20): przekażemy je w uporządkowanym formacie, np. JSON;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@romanka.local. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Jeśli będzie trzeba, poprosimy o informacje potwierdzające tożsamość, np. numer rezerwacji i adres e-mail użyty przy rezerwacji.

Nie profilujemy gości i nie podejmujemy wobec nich zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).

• Strona publiczna nie ustawia żadnych plików cookies i nie używa narzędzi analitycznych ani reklamowych, dlatego nie pokazujemy baneru cookies.
• Czcionki są hostowane przez nas, nie pobieramy ich z zewnętrznych serwerów. Mapy (OpenTopoMap, Waymarked Trails) wczytują się dopiero, gdy zbliżysz się do sekcji „Kontakt” albo otworzysz mapę trasy.
• Formularz rezerwacji korzysta z Cloudflare Turnstile, który może przetwarzać dane techniczne przeglądarki (np. adres IP i jej parametry), aby odróżnić człowieka od bota.
• Panel obsługi (dostępny tylko dla pracowników Obiektu) używa wyłącznie niezbędnych plików cookies sesji, które utrzymują zalogowanie. Nie służą do śledzenia i nie wymagają zgody.

Dbamy o bezpieczeństwo danych między innymi tak:

• połączenia ze stroną są szyfrowane (HTTPS);
• dostęp do rezerwacji w panelu mają tylko upoważnione osoby, a logowanie wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego;
• w naszej bazie przechowujemy tylko skrót klucza dostępu do strony statusu rezerwacji; sam klucz jest w linku, który wysyłamy Ci e-mailem, oraz w adresie powrotnym płatności;
• adresy IP przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu z tajną solą;
• dane karty i konta bankowego nigdy nie trafiają do naszych systemów.

Aktualną wersję polityki zawsze publikujemy na tej stronie. Obecna wersja: 2026-10-04.